Бухгалтеру на замітку! Обчислена зарплата з помилкою? Як можна виправити та хто винен!

Головна / Новини компанії / Бухгалтеру на замітку! Обчислена зарплата з помилкою? Як можна виправити та хто винен!

Ваші помилки в обчисленні заробітної плати працівникам виявив інспектор праці. Як виправити, якщо недоплатили місяць тому або рік? Коли і як повернути переплату? Хто відповідатиме?

Наші експерти роз’яснюють!

Якщо інспектори знайшли помилку в нарахуванні зарплати, не обов’язково винен бухгалтер-зарплатник. Чи своєчасно і правильно нарахували зарплату, залежить від багатьох осіб:

Керівник підприємства – затверджує внутрішні документи на оплату, в т. ч. накази про встановлення премій, доплат, надбавок.

Юрисконсульт – контролює, чи законно призначили премії, доплати, надбавки.

Кадровик документує всі обставини, що впливають на встановлення премій, доплат, надбавок.

Керівник підрозділу або кадровик – відповідає за достовірність обліку робочого часу в табелі.

Бухгалтер з оплати зарплатиоозраховує заробітну плату на основі даних, що надають інші особи, перевіряє ці дані в межах своїх посадових обов’язків.

Щоб встановити винного, інспектори всебічно досліджують порушення, вивчають посадові інструкції працівників, причетних до порушень, та їх пояснення.

Тож якщо посадову інструкцію склали продумано, бухгалтер-зарплатник не відповідатиме за чужі хиби. Приміром, працівникові встановили доплату, на яку він не має права. Вини бухгалтера в цьому немає. А от виправити помилку — це парафія бухгалтера.

 

Пояснимо, як діяти, якщо в результаті перевірки виявили помилки в нарахуванні зарплати працівникам.

 

Недоплата

Якщо працівникові виплатили не всю суму заробітної плати, доплатіть. Донараховану заробітну плату відобразіть в обліку так само, як поточні нарахування.

Коли донараховуєте зарплату, компенсувати втрату частини доходів не потрібно. Адже компенсацію нараховують на доходи працівника, що відобразили в обліку як заборгованість (лист Мінсоцполітики від 22.05.2018 № 2/0/216-18).

Пам’ятайте, якщо порушите законодавство про оплату праці, працівник має право звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком (ст. 233 Кодексу законів про працю України; КЗпП). У такому разі він може ще й зажадати компенсувати йому моральну шкоду.

 

Переплата

Зарплату, яку працівникові виплатили зайво, можете утримати за наказом керівника лише у випадках, що передбачає стаття 127 КЗпП. Зокрема, якщо припустилися лічильної помилки. За таких обставин керівник видає наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше ніж протягом місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Якщо цей строк сплинув або ж помилка не лічильна, тоді утримати переплату маєте право лише за згодою працівника — на підставі його письмової заяви.

Під час кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, які окремо передбачає закон, — 50% заробітної плати, що належить до виплати працівникові.

Лічильними помилками вважають неправильне обчислення, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо. Не є лічильними помилки, не пов’язані з обчисленнями, а також ті, яких припустилися посадові особи через неправильне застосування закону чи інших нормативно-правових актів, у т. ч. колективного договору, наказу керівника.

Бухгалтер нарахував надмірні відпускні через те, що завищив суму середньої зарплати, включивши до виплат розрахункового періоду суми.

 

Як визначити вид помилки

Працівникові встановили доплату, на яку він не мав права. Не лічильна, якщо арифметичні підрахунки правильні Особа, яка готувала/підписала наказ про встановлення доплати, нестиме дисциплінарну та матеріальну відповідальність у розмірі, не більшому за середньомісячний заробіток (ст. 132 КЗпП). Керівник нестиме обмежену матеріальну відповідальність (п. 2 ч. 1 ст. 133 КЗпП). Не можна утримати суму переплати із зарплати працівника без його згоди.

Одноразових виплат не лічильна, адже бухгалтер не дотримав. Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 .

Бухгалтер нарахував зарплату в сумі 5924,90 грн, у т. ч.: посадовий оклад — 4073 грн; надбавка 30% — 1221,90 грн. Якщо додати ці показники, зарплата має бути 5294,90 грн лічильна. Суму переплати утримайте із зарплати працівника за наказом керівника. Наказ видайте не пізніше одного місяця із дня виплати неправильно обчисленої суми. Якщо помилку виявили пізніше, немає підстав утримувати переплату.

Якщо підприємство не може повернути зайво виплачену зарплату за рахунок працівника, збитки відшкодують винні особи. За шкоду, заподіяну підприємству, працівники несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше за свій середній місячний заробіток (ст. 132 КЗпП).

Коли зайві кошти виплатили з вини керівника підприємства, його заступника чи керівника структурного підрозділу, вони нестимуть обмежену матеріальну відповідальність за пунктом 2 частини першої статті 133 КЗпП — у розмірі заподіяної шкоди, але не більше ніж їх середній місячний заробіток.

 

Виправлення помилки

Після того як керівник підпише наказ про утримання із зарплати працівника сум переплати або із зарплати відповідального працівника суми шкоди, виправте помилку й утримайте відповідну суму.

Помилку виправляйте методом «сторно». Для цього складіть бухгалтерську довідку. Помилкову суму, кореспонденцію рахунків запишіть червоним чорнилом або зі знаком «–», а правильний запис (суму, кореспонденцію рахунків) — чорнилом темного кольору. У довідці наведіть причину помилки, пошліться на документи й облікові регістри, у яких припустилися помилки.

Підписують довідку бухгалтер, який її склав, і головний бухгалтер. Це вимоги пункту 4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

У бухгалтерській довідці або додатку до неї обов’язково зазначайте операції щодо працівників. Саме така довідка буде підставою відобразити відповідні виправлення у Звіті з ЄСВ.

 

Нарахована зарплата

Якщо суму переплати утримуєте із зарплати працівника, методом «сторно» виправте суми нарахованої зарплати, ЄСВ, утриманих ПДФО і військового збору.

Бухгалтерська довідка про утримання переплати із зарплати винної особи.

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень та формі № 1ДФ за IV квартал 2019 року у складі нарахувань за поточний місяць обов’язково відобразіть мінусові значення зарплати, ЄСВ, ПДФО і військового збору.

Коли суму переплати утримуєте із зарплати відповідального працівника як заподіяну шкоду, методом «сторно» виправляйте суми нарахованої зарплати, ЄСВ. ПДФО і військовий збір, утримані із суми переплати, яку отримав працівник, не виправляйте. Адже об’єктом оподаткування є доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платникові податку відповідно до умов трудового договору (пп. 164.2.1 ПК). Тобто якщо не утримуєте із заробітної плати працівника суму переплати, ПДФО і військовий збір не перераховуйте, оскільки сума виплаченої працівникові зарплати не змінюється (для працівника змінюється лише сума нарахованої зарплати).

 

Виплачена зарплата

Нерідко бухгалтери припускаються такої помилки. Зарплату, ЄСВ, ПДФО і військовий збір нараховують правильно, а от у відомості на перерахування заробітної плати на карткові рахунки працівників зазначають більшу суму. Виправте таку помилку методом «сторно», якщо працівник поверне суму зайво виплаченої зарплати чи бухгалтер утримає її із зарплати.

Якщо із дня виплати минув місяць і працівник відмовляється добровільно повертати гроші, нарахуйте на суму переплати ПДФО і військовий збір. Ці податки утримайте із зарплати працівника за поточний місяць і відобразіть додатковий дохід у формі № 1ДФ (на суму переплати). При цьому суму переплати поверне особа, яка сформувала відомість для перерахування заробітної плати на карткові рахунки працівників.